Samochód to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy bardzo często pytają, jak rozliczyć samochód w kosztach firmy i kiedy można odliczyć 100% kosztów i VAT, a kiedy tylko część. Poniżej wyjaśniamy, jakie warunki trzeba spełnić i na co zwrócić uwagę.
Samochód w firmie – podstawowe zasady
Przedsiębiorca może wykorzystywać w działalności:
- samochód osobowy stanowiący środek trwały firmy,
- samochód prywatny używany do celów służbowych,
- samochód w leasingu, najmie lub dzierżawie.
Od sposobu użytkowania pojazdu zależy, jakie koszty uzyskania przychodu i jaka część podatku VAT może być odliczona. W praktyce warto połączyć temat rozliczania samochodu z bieżącą obsługą VAT i stałą kontrolą dokumentów księgowych.
Odliczenie VAT – 100% czy 50%?
Przy samochodach osobowych przedsiębiorca ma dwie główne możliwości.
100% odliczenia VAT
Pełne odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy samochód jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej.
Warunki:
- prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu,
- zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26 do urzędu skarbowego,
- wprowadzenie zasad używania auta w firmie, które wykluczają użytek prywatny.
W takiej sytuacji przedsiębiorca odlicza 100% VAT od zakupu pojazdu, paliwa, części, napraw i innych kosztów eksploatacyjnych.
50% odliczenia VAT
Dotyczy sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie. To najczęściej spotykana opcja. W takim przypadku przedsiębiorca odlicza 50% VAT od zakupu samochodu, paliwa, napraw i wydatków eksploatacyjnych.
Nie trzeba prowadzić kilometrówki, ale z góry przyjmuje się, że pojazd ma charakter mieszany.
Samochód a koszty uzyskania przychodu
Poza VAT-em ważne jest, jak samochód wpływa na koszty podatkowe.
Samochód firmowy
Do kosztów zaliczamy odpisy amortyzacyjne przy zakupie za gotówkę, opłaty leasingowe lub czynsz najmu, paliwo, serwis, ubezpieczenie, opłaty parkingowe i autostradowe.
Samochód prywatny w działalności
Można rozliczać koszty eksploatacyjne w proporcji do faktycznego wykorzystania pojazdu w działalności. Od 2019 roku nie ma już kilometrówki PIT, ale w takich przypadkach odlicza się zwykle 20% kosztów.
Rozliczenie samochodu w kosztach firmy zależy więc od sposobu jego używania. Dobrze przygotowana dokumentacja i wsparcie księgowego pozwalają uniknąć błędów, które mogą skutkować problemami podczas kontroli skarbowej.
Jeśli zastanawiasz się, jak najlepiej rozliczyć samochód w Twojej firmie, zobacz też sekcję podatki albo skontaktuj się z nami w sprawie indywidualnego modelu rozliczeń.
Czy można odliczyć 100% VAT od paliwa do samochodu firmowego?
Tak, ale tylko wtedy, gdy samochód jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej, zgłoszony na formularzu VAT-26 i prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. W przypadku użytku mieszanego odliczamy tylko 50% VAT od paliwa.
Jak rozliczyć samochód w leasingu w kosztach firmy?
Raty leasingowe, opłata wstępna, serwis, paliwo czy ubezpieczenie stanowią koszty uzyskania przychodu. VAT można odliczyć w 100% przy użytkowaniu wyłącznie firmowym albo w 50% przy użytkowaniu mieszanym.
Czy prywatny samochód można wliczyć w koszty działalności?
Tak, ale tylko częściowo. W praktyce przedsiębiorca może rozliczyć część wydatków związanych z eksploatacją auta, jeżeli pojazd służy działalności gospodarczej.
Potrzebujesz wsparcia księgowego w Poznaniu?
Skontaktuj się z biurem rachunkowym i dobierz zakres obsługi do rodzaju działalności, liczby dokumentów i planów rozwoju firmy.
