Ustal wystawianie, odbiór, uprawnienia i wyjaśnianie statusów faktur.
Co przygotować przed następnym krokiem
- Spisz, kto wystawia, odbiera i opisuje dokumenty.
- Potwierdź uprawnienia i zakres współpracy z biurem.
- Przygotuj procedurę obsługi komunikatów i błędów.
- Oddziel faktury KSeF od pozostałych dokumentów potrzebnych do rozliczeń.
Zacznij od przepływu dokumentu
Prześledź drogę od sprzedaży do ewidencji: wystawienie, status, odbiór, opis i przekazanie do rozliczenia. Określ, kto sprawdza każdą część. Samo posiadanie programu lub nadanie dostępu nie potwierdza, że proces działa. Warto przejść również przez korektę, zaliczkę i sytuację, w której faktura nie otrzymała oczekiwanego statusu.
Aktualne zasady i wyjątki
Obowiązki KSeF są wdrażane etapowo i mają wyjątki. Przed ustaleniem procedury porównaj sytuację firmy z aktualnym komunikatem Ministerstwa Finansów. Nie wyprowadzaj zakresu obowiązku wyłącznie z formy prawnej, statusu VAT albo dawnej zapowiedzi. Oficjalne zasady są podlinkowane niżej; poradniki na stronie pomagają przygotować pytania o konkretne dokumenty i tryby działania.
Dostępy i dokumenty poza systemem
Uzgodnij uprawnienia bez przekazywania haseł czy tokenów w wiadomości organizacyjnej. Ustal też sposób obsługi dokumentów, których KSeF nie obejmuje, oraz informacji potrzebnych do księgowania. Brakujące opisy, dane o płatności i nietypowym zdarzeniu nadal wymagają przekazania właściwą drogą. Lista kontrolna pomaga podzielić odpowiedzialność, ale nie wykonuje operacji w KSeF.
Pytania przed kontaktem
Czy włączenie programu wystarczy?
Nie zastępuje ono ustalenia zakresu obowiązków, uprawnień i sposobu obsługi dokumentów.
Czy biuro potrzebuje mojego hasła?
Zakres dostępu należy uzgodnić i nadać odpowiednimi mechanizmami systemu. Nie wpisuj haseł ani tokenów do formularza kontaktowego.